Vergaderingen in de zorg kunnen vaak lang en vermoeiend zijn, wat ten koste gaat van de energie en motivatie van het team. Maar het kan anders! Met de juiste aanpak kun je vergaderingen kort, bondig en vol energie maken. Hier zijn drie vernieuwende tips en werkvormen om dit te bereiken.

1. Beweging en Focus

Staande vergaderingen zijn kort en krachtig. Omdat iedereen staat, worden discussies vanzelf bondiger en blijft de energie hoog. Deze vorm is ideaal voor snelle updates en korte besprekingen.

• Houd het kort: Beperk de vergadering tot 15 minuten.
• Focus op kernpunten: Bespreek alleen de belangrijkste onderwerpen en houd details voor later.
• Gebruik een timer: Zorg dat je niet over de tijd heen gaat door een timer te gebruiken.
• Rondje updates: Laat ieder teamlid in maximaal twee minuten een update geven over hun belangrijkste taken en eventuele knelpunten.

2. Maak het visueel

Gebruik visuele hulpmiddelen zoals mindmaps op flap-overs of post-its om de agenda van de vergadering overzichtelijk te houden. Dit helpt om de aandacht te richten en maakt het makkelijker om snel door de onderwerpen heen te gaan.

• Maak een visuele agenda: Gebruik een whiteboard of digitale tool om de agendapunten visueel weer te geven.
• Gebruik kleuren: Markeer urgente punten in een opvallende kleur om prioriteiten duidelijk te maken.
• Beperk het aantal punten: Zorg dat er niet meer dan vijf punten op de agenda staan om focus te behouden.
• Post-it Sessie: Laat teamleden vooraf hun agendapunten op post-lts schrijven en plak deze op een bord. Bespreek ze in volgorde van urgentie.

3. Houd de Energie Hoog

Begin en eindig de vergadering met een korte energizer om de energie en betrokkenheid van het team te verhogen. Dit kan een eenvoudige activiteit zijn die de hersenen activeert en de teamgeest versterkt.

• Kies eenvoudige activiteiten: Een korte rek- en strekoefening of een leuke quiz kan al genoeg zijn.
• Varieer regelmatig: Wissel af tussen verschillende energizers om het leuk en verrassend te houden.
• Betrek iedereen: Zorg dat iedereen meedoet om de teamdynamiek te versterken.
• Energieboost: Start de vergadering met een korte fysieke oefening zoals vijf keer opstaan en weer gaan zitten, of een snelle quiz over een luchtig onderwerp.

Samenvatting

Kort, bondig en energiek overleggen in de zorg is binnen handbereik met staande vergaderingen, visuele agenda’s en energizers. Door deze vernieuwende tips en werkvormen toe te passen, kun je de efficiëntie en de betrokkenheid van je team vergroten. Zo zorgen we samen voor een betere samenwerking en een hoger energieniveau in onze vergaderingen, wat uiteindelijk leidt tot een betere zorg voor onze patiënten.

Laten we deze tips in de praktijk brengen en zien hoe onze vergaderingen veranderen. Samen kunnen we het verschil maken! Succes!